أعلنت إدارة ملتقى القاهرة الدولي للمسرح الجامعي، دورة الفنان الكبير سمير غانم (ابتسامة للحياة)، عن شروط واستمارة المشاركة للفرق المصرية والعربية والأجنبية، والتي تقام في الفترة من 20 إلى 26 أكتوبر 2020وفد حددت الشروط كالتالي أن تكون الفرق من فرق المسرح الجامعي، ولا تزيد مدة العر عن 75 دقيقة، ولا يزيد اعضاء الوفد للفرق من خارج جمهورية مصر العربية عن عشرة اشخاص، وفي حالة وجود عدد اكبر تتكفل الفرقة بتكاليف الاقامة والاعاشة والانتقالات الداخلية الخاصة بهم، على ان يتم الالتزام بالعدد المقرر في الاستمارة حين إرسال الدعوة وتوضيح العدد ذكورا وإناثا، وتتحمل الفرقة المشاركة تذاكر الطيران من وإلى بلدها، وكذلك نفقات شحن الديكور الخاص بها .وبالنسبة للفرق التابعة للجامعات المصرية أن لا يزيد أعضاء الوفد من خارج القاهرة الكبرى عن خمسة عشر شخصا، وفي حالة وجود عدد اكبر تتكفل الفرقة بتكاليف الاقامة والاعاشة والانتقالات الداخلية الخاصة بهم، على أن يتم الالتزام بالعدد المقرر في الاستمارة حين إرسال الدعوة وتوضيح العدد ذكورا وإناثا .كما اشترطت إدارة الملتقى على جميع العروض التي سوف يتم اختيارها أن تكون مصحوبة بترجمة انجليزية، بما فيهم العروض الناطقة باللغة العربية.وعلى الفرق الراغبة في المشاركة تعبئة النموذج الخاص بالملتقى ممهورا بخاتم الجامعة وارساله بالبريد الالكتروني، متضمنا روابط المسرحية واذا تعذر التحميل فيتم ارسال شريط العرض كاملا على قرص DVD عالي الجودة، ولن يقبل اي يعمل دون مشاهدته من إدارة الملتقى كاملا ،وآخر موعد لتلقي الطلبات هو 18 يونيو 2020، وسوف يكون الرد خلال 21 يوم من تاريخه، للفرق التي يقع عليها اختيار المشاركة فقط،، ويتم اختيار العروض بنا على قرار لجنة المشاهدة؟ ويحق لإدارة الملتقى رفض مشاركة أي عرض لا يتناسب وطبيعة الملتقى دون ابداء الأسباب، ولإدارة الملتقى كافة الحقوق المترتبة على توثيق وبث العروض المسرحية المشاركة، في فعاليات الملتقى، ولا تعاد الاقراص المدمجة إلى اصحابها سواء المشاركة أو التي لم يقع عليها الاختيار،ونبهت إدارة المهرجان على ان هذه الاستمارة لا تعتبر بطاقة دعوة وانام استمارة معلومات عن العروض، وطلبا للمشاركة .